Présentation Agent

Mon établissement

Une fois connecté avec votre compte, dans le menu à gauche vous avez un onglet 'Mon établissement'. À partir de cette onglet, vous pouvez :

- Vérifier les informations sur le récapitulatif
- Modifier les informations de son établissement (si compte administrateur)
- Ajouter vos équipiers (modifier/créer/supprimer)
- Consulter la page statistiques (données générales sur votre agence)

Mes propriétés - Création d'une propriété

Cette page liste tous les biens de votre établissement présents sur FlatBay.

A partir de cette page, vous pouvez ajouter une propriété à partir du bouton "Ajouter une propriété" situé en haut à droite.

Lorsque vous souhaitez ajouter une propiété, deux choix s'offrent à vous : "Louer un bien" ou "Vendre un bien". Dans cet exemple, nous choisirons de louer un bien.

Dans un premier temps, la plateforme vous indique à rentrer l'adresse de votre bien, la référence, ainsi que le gestionnaire référent. A la droite de l'écran, un plan Google Maps vous montre où se situe le bien. Cela vous permet notamment de vérifier si vous avez rentré la bonne adresse.

Une fois la section "Adresse" remplie, la section "Description" s'offre à vous. Vous pouvez y renseigner toutes les données utiles pour votre bien en location. Vous devez également préciser à l'aide des cases correspondantes si la colocation dans votre bien est acceptée ou non.

La case en bas de page intitulée "Les candidats doivent certifier avoir des revenus 3 fois supérieurs au loyer" permet d'afficher un pop-up au candidat lorsqu'il postule sur l'annonce.

Une fois votre description complète, la plateforme vous invite à insérer vos photos. La plateforme distingue plusieurs catégories en fonction du nombre de pièces/chambres que vous avez rentrer dans la section "Description". Par ailleurs, les photos permettent d'augmenter la visibilté d'une annonce. Ainsi, nous vous conseillons de privilégiez les photos horizontales afin que cela ressorte de la meilleure manière possible sur les plateformes.

En bas de la page, vous avez la possibilité d'insérer le lien d'une vidéo ou d'une visite 3D de votre bien. Cette fonctionnalité permet également d'augmenter la visibilité d'une annonce.

La section "Loyer/Dépôt de garantie" permet de renseigner toutes les informations liées au loyer, charges... Vous y trouverez notamment plusieurs cases qui vous permettront de remplir toutes ces informations.

Si vous avez inscrit dans la section "Description" que votre logement était à louer en colocation, une option dans la section "Loyer/Dépôt de garantie" vous permet de renseigner des prix différents pour chaque chambre. Vous pouvez également y renseigner les frais d'agence par chambre.

Enfin, la section "Disponibilité" vous permet de renseigner une disponibilité pour activer votre annonce. Deux possibilités s'offrent à vous :

  • Insérer une date à partir de laquelle la propriété est disponible à la location.
  • Ne pas activer l'annonce

Si vous avez proposé votre logement en colocation, vous pouvez également renseigner des disponibilités différentes pour chaque chambre.

Félicitations ! Votre annonce est désormais publiée :-)

Mes propriétés - Gestion de la propriété

Une fois votre annonce crée, vous retrouverez votre propriété dans "Mes Propriétés"

Lorsque vous cliquez sur votre propriété, l'onglet "Annonce" s'affiche devant vous. Cet onglet vous permet d'avoir un récapitulatif de votre propriété, et vous permet de voir les informations que le candidat verra sur sa plateforme (prix, charges, surface...)

Si votre logement est à louer en tant que colocation, vous pouvez voir le détail par chambres.

A la droite de l'écran, vous pouvez activer/désactiver votre annonce et la multidiffuser sur les plateformes immobilières. Vous avez également la possibilité d'être renvoyé vers le calendrier pour programmer des visites ; Afficher ou non votre numéro de téléphone ; Décider du mail sur lequel vous souhaitez reçevoir les messages.

En cliquant sur "Aperçu", vous pourrez accèder à l'annonce.

L'onglet "Documents" vous permet d'envoyer vos documents (Bail, Acte de cautionnement...) pour signature éléctronique via le prestataire YouSign. Tout le processus est automatisé.

Cliquer sur "Ajouter un document" en haut à droite de la page pour démarrer le processus.

Séléctionner ensuite le document que vous souhaitez envoyer pour signature éléctronique.

A partir de la barre d'état, séléctionner "Signer".

La plateforme vous redirige désormais vers la liste des signataires. Vous pouvez ajouter un nouveau signataire en rentrant ses coordonnées. En haut à droite de la page, vous pouvez avoir un aperçu du document. Cliquer sur "Inviter à signer" pour envoyer le document en signature éléctronique.

Félicitations ! Votre document a bien été envoyé pour signature ! Cliquer sur "Retour aux documents" pour consulter le statut du document.

"En attente de signature" signifie que le document a été envoyé pour signature mais qu'il n'a toujours pas été signé par la personne. En cliquant sur l'état de la signature, vous pouvez modifier le numéro de téléphone portable de la personne et également le relancer par mail (cf. capture d'écran ci dessus)

Une fois le document signé, il apparaît avec le statut "Signé".

Félicitations, votre document est désormais signé ! Vous pouvez désormais le télécharger à partir de la barre d'état de votre document.

Onglet "Finance" --> Bientôt disponible. En cours de développement.

L'onglet "Locataires" vous permet d'avoir une vue d'ensemble sur les locataires présents dans l'appartement. Vous avez accès à leur loyer charges comprises par mois (quote part) ainsi qu'à leur date d'entrée dans le logement. Vous avez également accès aux données des anciens locataires, dans l'onglet prévu à cet effet.

Pour ajouter un locataire, il suffit de cliquer sur le boutton correspondant en haut à droite de l'écran et de remplir les informations demandées sur le locataire.

Mes annonces

Cette page liste l'ensemble des biens ACTIFS de votre établissement présents sur FlatBay.

En cliquant sur "Actions" à droite, plusieurs options s'offrent à vous :

  • Désactiver l'annonce
  • Consulter l'annonce
  • Visualiser les statistiques de l'annonce
  • Multi-diffuser l'annnonce
  • Modifier l'annonce

Les annonces avec un petit logo bleu en haut à droite de leur image sont les annonces qui sont multi-diffusées sur les plateformes.

Pour voir sur quelles plateformes ces annonces sont diffusées, rendez-vous sur le sous onglet "Multi-diffusées"

En cliquant sur "Multi-diffuser" dans la barre d'actions, vous pouvez directement activer l'annonce sur une des plateformes ou bien la désactiver.

Vous pouvez diffuser sur les portails référencés dans la limite de vos abonnements souscrits auprès de chacun d'entre eux.

Votre annonce sera publiée dans un délai maximum de 6 à 24h à compter de la diffusion sur les portails sélectionnés (délai nécessaire pour la modération).

Lorsque vous désactiverez votre annonce depuis FlatBay, la diffusion sur les portails sera automatiquement interrompue.

Enfin, à partir du sous-onglet "Désactivées", vous avez accès à l'ensemble des biens qui sont désactivés sur la plateforme. Vous pouvez les réactiver à partir de la barre d'actions.

Candidatures

Sur cette page vous pourrez retrouver les dossiers de candidature déposés par les locataires interessés par vos bien.

Cliquer sur "Voir les candidatures" à droite de l'écran pour accèder aux candidatures.

Cette page vous permet d'avoir une première idée sur les candidats qui ont déposés leur dossier sur la plateforme. Plusieurs informations sont disponibles :

  • A gauche, une photo de profil du candidat avec un pourcentage. Ce pourcentage correspond au degré de remplissage de sa candidature.
  • Le nom, prénom, adresse e-mail et numéro de téléphone.
  • A droite, les revenus, avec le nombre de garants renseignés, si le candidat en a renseigné.

En cliquant sur la barre d'actions à droite, plusieurs options s'offrent à vous :

  • Envoyer un message au candidat
  • Inviter le candidat à visiter le bien
  • Accepter sa candidature
  • Refuser sa candidature
  • Archiver sa candidature

Lorsque vous cliquer sur le candidat, vous avez accès au détail de son dossier.

Dans un premier temps, vous avez accès à l'activité du candidat et de ses revenus. Vous pouvez voir directement grâce au diagramme quel pourcentage représente le loyer par rapport aux revenus du candidat.

Juste en dessous de la case "Activité et revenus", vous avez accès à la case "Garant" qui vous résume en quelques points la situation du garant :

  • Nom, prénom, adresse
  • Lien avec le candidat
  • Situation
  • Propriétaire ou locataire de son logement
  • Revenus

En bas de page, vous avez une première vue d'ensemble sur les pièces justificatives du locataire et du garant. La plateforme vous indique directement si les pièces justificatives ont été renseignées ou non.

Si les pièces justificatives ne sont pas complètes, vous pouvez envoyer un rappel pour demander les pièces justificatives manquantes en cliquant sur "Demander justificatifs"

Vous pouvez également ouvrir un chat avec le candidat afin de discuter directement avec lui. La plateforme vous permet également de vérifier en un clic la conformité du dossier (Pièce d'identité, bulletins de paie, avis d'imposition, extrait K-bis...)

En haut à droite de la plateforme, le bouton "Télécharger le dossier" vous permet de télécharger l'ensemble du dossier au format PDF. Vous avez accès à un sommaire qui résume l'ensemble des pièces présentes dans le dossier.

Visites

Cette page vous permet de gérer l'ensemble des visites de vos biens.

La vue par défaut est une vue en mode "Calendrier".

Une vue en mode "Liste" est également possible par l'onglet "Liste".

En cliquant sur "Programmez vos visites" en haut à droite, deux possibilités s'offrent à vous :

  • Renseigner des créneaux sur lesquels les visiteurs pourront s'inscrire
  • Inviter un visiteur

En cliquant sur "Renseigner des créneaux sur lesqueles les visiteurs pourront s'inscrire", vous pouvez remplir toutes les informations nécessaires (Propriété choisie, date de la visite, type de visite, créneaux, informations sur l'organisateur...) En cochant la case "Accepter automatiquement toutes les inscriptions à cette visite", les visiteurs seront automatiquement acceptés à la visite.

Toutes les informations renseignées ici seront transmises par mail au(x) visiteur(s). Un SMS de rappel leur sera envoyé le jour de la visite.

En cliquant sur "Inviter un visiteur", vous pourrez directement ajouter des visiteurs en même temps qu'une création de visite.

Félicitations ! Votre visite est crée.

L'onglet "Rapports" vous permet de voir les rapports de visites. Vous pouvez avoir une vue d'ensemble sur les points que les candidats ont soulevés pendant la visite. En cliquant sur "Exporter" en haut à droite, vous avez la possibilité de télécharger le rapport de visite au format PDF.

Chat

Page vous permettant de lister l'ensemble des conversations avec vos (futurs/actuels) locataires. Seul les personnes vous contactant via l'annonce d'un appartement sont présents sur cette page.

Prospect

Page vous permettant de lister l'ensemble des contacts reçus sur les annonces multi-diffusés. Tous les prospects 'scannés' sont déjà contactés par la plateforme FlatBay.